新余学院印章管理和使用规定
(修订稿)
第一章 总 则
第一条 为加强和规范学校印章的管理，维护印章的严肃性，确保印章安全使用和管理，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25号)和《省编委办、省公安厅关于印发<江西省事业单位印章管理办法>的通知》(赣编办发〔2013〕51号)要求，结合学校实际，特制定本规定。
第二条 本规定所指印章，有实体和电子两类，包括学校印章(含学校党委、行政印章及钢印)，校领导公务私章、签字章，各处级机构、挂靠单位的印章，学校专用印章及各基层党委(党总支)、行政印章等。实体印章和电子印章具有同等法律效力。
第三条 本规定所指印章统一由党政办公室根据国家规定制发。任何单位和个人不得擅自刻制。
第二章 印章的管理
第四条 党政办公室是学校各类印章的综合管理部门，各基层单位办公室是本单位印章的管理部门。党政办公室对各基层单位刻制的印章要进行印模编号登记，各基层单位也应对本单位印章进行印模编号登记。未经发文和登记的不准启用。如擅自启用造成严重后果的，学校将给予严肃处理。
第五条 各基层单位负责人对本单位印章必须严格管理，并派专人(监印人)负责保管、使用，且应将监印人名单报党政办公室。各基层单位的主要负责人对本单位印章负有监管责任。平时印章用后即锁，下班后及节假日必须封存。各基层单位要确保实体印章存放安全和电子印章密码安全。印章若遗失或密码被盗用须立即向基层单位领导和党政办公室及保卫处报告，查清原因和责任，并登报声明该印章作废。
第六条 凡学校成立新的处级机构或处级机构更换名称，由学校统一刻制印章(含党政机构印章和相关业务专用章)，经党政办公室行文后启用。印章因损坏、式样和规格发生变动需重新刻制的，由基层单位写出书面情况，经党政办公室复核后，持刻制印章介绍信，到指定单位刻制。制印后须到党政办公室办理印模登记，同时交还旧印章，新印章方可启用。印章更新不发启用通知。各基层单位的下设科级机构一般不刻印章。如确因工作需要刻制印章，由科室所在基层单位写出书面请示，附学校下发成立该机构的公文，经分管校领导批准后，持党政办公室出具的刻制印章介绍信，到指定单位刻制。制印后须到党政办公室办理印模登记，新印章方可启用。
第七条 使用学校各类印章必须办理使用登记手续。登记的项目包括：用印日期、用印项目内容、发往单位、用印部门、批准人、经办人、用印数(见附件1)。监印人在用印时要审阅、核实用印内容，清点用印数量。监印人盖章应规范，盖出的印章应端正、清晰、美观，不得歪斜或颠倒。落款处加盖的印章应“骑年压月”。
第八条 印章管理人员用章时，应当审阅、了解用印内容，同时还要检查留存材料是否齐全。用印后一般需要保存的材料有：
(一)一般材料要保留领导人签批的草稿。
(二)协议书、合同书应保留一份文本。
(三)各类证书要附有颁发文件领导人批准的书面材料、名册及证书的样本，并逐一核实。
(四)没有留存材料的，要详细记载用印情况。
第九条 监印人必须坚持原则，对以下不符合规定内容或程序的用印，监印人有权拒绝并向本单位负责人汇报：
(一)上报及下发的印件内容有误或批准权限不当；
(二)涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的印件；
(三)未经主管部门领导审核及校领导签发批准的印件；
(四)非本校教职员工或与本校工作、业务无关的印件。
第十条 印章不得带离办公室使用，特殊情况需借出使用时，用印基层单位应出具申请报告，由单位负责人审核批准后方可借出，并派人监印。
第十一条 因机构变动，印章式样、规格改变或其它原因造成印章停用时，用印单位应将作废印章及时交回党政办公室，并办理注销手续。
第三章 印章的使用
第十二条 印章的使用范围
(一)学校印章(含中共新余学院委员会、新余学院)是按照国家规定，对内对外代表学校的法定名称，体现学校的权力、凭信和职责。学校印章主要用于学校公文公函、各级各类学生毕业肄业证件、学校行为合同或协议、项目申报书(表)、成果申报或鉴定书(表)、专利申请书、物资采购审批表、师生员工因公因私出国审核件、校发奖励证书、对外往来函电、职工工作证、学生证、介绍信等用印。
(二)专用印章是学校及有关部门履行某一专项业务而使用的印章。只代表印章上刊明的使用范围。
(三)学校钢印限于各类证书的原件照片、复印件审核用印，不能作为文件、介绍信及其它凭证的有效标志，不能独立使用。
(四)校领导公务私章、签字章属于学校的公务章，代表学校领导的身份，是行使职务的标志。
(五)学校各基层单位印章对外没有法律效力，不得对外使用，只能在本单位的职责范围内使用。严禁使用单位印章对外签订合同及其它契约类文书。对擅自使用而产生不良后果，学校要追究当事人及单位主要负责人的责任。
第十三条 学校印章的使用程序
学校印章使用，应履行相关审批程序(见附件2)。
(一)以学校名义发出的公文、公函，应有承办单位负责人签名，党政办审稿，分管校领导审签，学校主要领导签发的拟文稿，方能使用校印。
(二)凡学校颁发的各种证书、证件(学位证、毕业证、肄业证、学历学位证明书、新生录取通知书、聘任证书、工作证、学生证等)用印，经承办单位造册、编号，承办单位审核签章，分管校领导签字，学校主要领导签字批准后，由专人统一送党政办公室加盖校印。
(三)以学校名义对外签订协议、合同和证明材料需使用印章时，须经承办单位审核签章，分管校领导签字，学校主要领导签字批准后，方可使用校印。
(四)学校统计报表、工资报表、财务报表、出国申报表等用印，须相关单位负责人审核签字，经分管校领导审阅签字，学校主要领导签字批准后，方可使用校印。
(五)涉外材料须由相关单位译成外文交国际合作与交流处审查后，再报分管校领导签字，学校主要领导签字批准后，方可使用校印。因出国学习需要在中外文学历证书上加盖印章的，申请者须向党政办公室同时递交原所在基层单位开据的证明和学历证书原件，经审核无误后，方可用印。
(六) 严禁在空白介绍信、空白证件及空白奖状、证书上用章，因特殊情况需要的，须经学校主要领导批准。
(七)学校印章一般不对个人使用。教职工和学生个人需用校印时，必须凭所在基层单位出具证明，由党政办主任在校领导授权范围内审批，方能使用校印。
第十四条 电子印章的签批流程与实物印章的加盖流程一致。电子印章应指定专人进行保管，且存放电子印章的电脑必须设置开机密码，并定期更换，同时必须安装杀毒软件及防火墙等网络防护软件。存放电子印章的电脑在不用时应关机，在管理人员离开电脑时，必须将电脑锁定。电子印章管理人员必须谨记使用密码，电子印章使用密码不能更改，遗失后对应的电子印章即作废，须重新制作。
第十五条 电子印章必须在安全的环境下使用，即电子印章必须由印章管理人员在有保障的电脑上使用，不得随意将电子印章交于他人或放置在不安全之处。严禁电子印章随意复制到其它电脑或U盘、移动硬盘、存储卡等存储设备中使用。电子印章使用完毕后，即应将储存U盘从计算器上移走，妥善保管，并按要求使用，确保电子印章使用的正确性和安全性。
第十六条 学校各基层单位印章的使用，参照本规定执行。
四、附 则
第十七条 本规定修订稿自发布之日起执行。
第十八条 本规定由党政办公室负责解释。
附件：1.新余学院用印登记簿
2.新余学院用印审批单
