各二级学院、各部门：

为了做好2015年度档案收集归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

(一)2015年1月1日至12月31日期间，学校及校内各二级学院、各部门党群、行政、教学、科研、外事、基建、设备、产品生产、出版、财务、人物等各项活动中直接产生的具有保存价值的各类文件材料。

(二)各二级学院、各部门在2015年重要活动、重要项目过程中产生的文字、照片、声像、图表等不同载体的材料。

(三)各二级学院、各部门获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省部级以上）及在国际、国内校际交流中产生的具有保存价值实物。

(四)往年应归档但尚未归档的村料。

二、归档要求

1.凡归档的纸质文件应提供原件，复印件一般不能作为归档材料。重要文件材料的印章、签名等要素要完善，各类文件用纸、书写墨迹等要规范、标准，以确保文件材料的有效性。

2.凡归档的纸质文件如需装订，请务必采用不锈钢钉或棉线进行装订，严禁采用铁质钉装订。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求进行整理后方可向档案馆移交。

3.凡归档的视频、音频、图片和实物等档案材料，请做好相关文字说明。

4.凡归档的集体合影照片须经过压膜处理，规格统一为10英寸，并提供信息说明：

(1)按人物站位列写姓名；

(2)如有人物缺席，则需在名单中注明缺席人姓名；

(3)照片题名。如“某某学院某某年级或班级或专业毕业生合影”。

凡归档的毕业生个人照片，规格统一为2英寸，以班级或专业为单位整理、编制对应的信息汇总表(含毕业生学号、姓名、身份证号及籍贯等)。

5.凡归档的文件资料整理后，请按分类号用word软件编制《归档文件目录》(见附件1)。

三、移交要求

1.为确保各类档案材料有序入库，请各二级学院、各部门在规定时间内移交。

(1)各部门的档案移交时间为：2016年6月30日前。

(2)各二级学院的文书档案移交时间为：2016年7月6日前。

(3)各学院毕业生班级(或专业、学院）集体照片和毕业生个人照片(由学工处统一采集)的移交时间为：2016年7月6日前。

(4)毕业生学籍表、毕业生登记表等档案材料的移交时间为：2016年7月6日前。

(5)仪器设备类档案的移交时间：2016年6月30日前。

(6)科研类档案的移交时间：项目结题或验收后两个月内。

(7)基建类档案的移交时间：项目完成后三个月内。

(8)财会类档案由财务处整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务处保管一至三年，期满后移交档案馆。

(9)其他重要需归档的资料，可随时联系档案馆进行移交。

2.移交时需提供归档文件目录一式三份(其中，“归档文件目录”请采用宋体26号加粗，“件号”、“责任者”等请采用宋体14号加粗，目录内容请采用仿宋_GB2312、14号)。

3.请填写好档案移交清单(见附件2)一式两份，经各单位主要负责人签字盖章后移交。如有涉密文件归档，请将涉密与非涉密文件的移交清单分开填写。

4.在移交纸质文件材料时，相应的电子文件需通过不可更改存储介质提交。

四、组织领导

各二级学院、各部门要切实加强对档案工作的领导，认真履行工作职责，配齐配强兼职档案员并为他们的工作提供必要的条件，保证归档文件材料收集完整齐全，及时移交学校档案室。

在工作过程中如遇有关业务问题，请与学校档案室联系，电话：6666100。

附件：1.归档文件目录

  2.档案移交清单

                              新余学院办公室

                              2016年6月12日

附件1:

归档文件目录