第一章  总则

第一条  为做好我校公文处理工作，提高公文处理质量和工作效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文公文格式》（GBT9704—2012）以及省、市有关规定，结合学校实际情况，制定本实施细则。

第二条  学校公文是学校党委、行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是学校传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导和商洽工作，请示和答复问题，报告情况和交流经验的重要工具。

第三条  公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  校党委办公室（行政办公室）（简称党政办公室）是学校公文处理的管理部门，同时对校内各单位公文处理工作进行业务员指导和督促检查。

校内各单位应高度重视公文处理工作，单位主要负责人为本单位公文处理工作的第一责任人。校内各二级单位应设立办公室或秘书岗，指派专人负责公文处理工作。

公文处理人员应当具有较高的政治和业务素质，较强的文字处理与计算机应用能力，作风严谨、遵守纪律、恪尽职守。

第二章  公文种类

第六条  《党政机关公文处理工作条例》（中办发﹝2012﹞14号）规定的公文文种共15种。根据学校实际，我校常用的公文种类主要有以下11种：

（一）决议

适用于学校党代会、教代会、党委会、院长办公会等重要会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定

适用于对学校重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。

（三）通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见

适用于对重要问题提出见解或处理办法。

（五）通知

适用于发布、传达要求下级单位和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。

（一）版头

1.份号。是指同一公文印制若干份时每份文稿的顺序编号。一般情况下，除涉及国家秘密的公文外，可以不使用份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉及国家秘密的公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。秘级公文的确定由校保密委员会办公室（挂靠校党政办公室）审定。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

5.发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号 “〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7.版头中的分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体

1.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

3.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明。公文附件的顺序号和名称。

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.××××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、成文日期和印章

（1）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（2）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期一般右空四字编排，成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（3）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。纪要以及有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。印章用红色，不得出现空白印章。

（4）加盖印章的公文

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（5）不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

（6）加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

（7）特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

6.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

请示类公文须在附注处注明联系人姓名和电话。

7.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（三）版记

1.版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

3.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。 

（四）页码。公文页数顺序号。

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm.单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第八条  公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

第九条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，公文中文字的颜色均为黑色。

第十条  公文用纸幅面采用国际标准A4型（幅面尺寸为：210 mm×297 mm）。“通告”等张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。

公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

第十一条  公文的特定格式

（一）信函格式

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。

发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm,居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

（二）命令（令）格式

发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20 mm,推荐使用红色小标宋体字。

发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。

签发人职务、签名章和成文日期的编排见前。

（三）纪要格式

纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm,推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。

第十二条  学校公文版头的主要形式及适用范围。

（一）“中共新余学院委员会文件”和“新余学院文件”版头分别用于学校党委、行政贯彻党的路线、方针、政策，转发上级机关重要文件，颁布学校重要规章制度，部署学校重大工作等。

（二）“中共新余学院委员会”和“新余学院”分别用于学校党委、行政日常重要事项，布置相关工作，转发上级机关的文件，批复下级机关的请示；用于学校党委、行政向上级机关报告、请示工作。还用于学校党委、行政以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

（三）“中共新余学院委员会办公室文件”、“新余学院办公室文件”、“中共新余学院委员会办公室”、“新余学院办公室”除用于制发本部门公文外，还用于根据学校党委和行政授权，转发上级机关的文件，传达学校党委和行政的决议或决定，布置相关工作，发布相关事项等。

“中共新余学院委员会办公室”、“新余学院办公室”还用于新余学院党政办公室向上级机关报告、请示工作，以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

（四）“中共新余学院委员会纪要”和“新余学院院长办公会纪要”用于记载和传达相应会议的主要情况和议定事项。

第十三条  学校常用发文机关代字规范用法。

（一）余学院党发、余学院发（下行）

分别适用于校党委、行政发布涉及全校改革、发展、稳定方面的重大决策、部署、规章制度等指导全局工作的重要公文，发布学校中长期规划。文种用意见、决定或通知等。

（二）余学院党字（上行、下行、平行）

对外适用于校党委向上级请示、报告、建议事项的公文；对内适用于学校党委贯彻党的路线、方针、政策，转发上级机关文件，部署相关工作，公布年度工作要点和总结、机构设置或调整、干部任免、奖惩等重大事项，通知重要事项，批复下级机关的请示等；其他需要以学校党委、名义办理的事项。文种用请示、报告、意见、批复、通知或通报等。

还用于学校党委以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。

（三）余学院字（上行、下行、平行）

对内适用于学校行政贯彻党的路线、方针、政策，转发上级机关文件，部署相关工作，公布年度工作要点和总结，奖惩等重大事项，通知重要事项，批复下级机关的请示等。其他需要以学校行政名义办理的事项。文种用意见、决定、通知或批复等。

（四）余学院文（上行、平行）

用于校行政向上级请求指示、批准或解决有关事项，向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议等内容的公文等。文种用请示、报告。

还用于校行政以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。文种用函。

（五）余学院党函、余学院函（平行）

分别用于学校党委、行政以函的形式向无隶属关系的有关部门联系工作及开具相关证明等。文种用函。（余学院党字、余学院文处行函的内容是事关学校正式的、重要的工作等事项，此处行便函的内容是日常交往等事项。）

（六）校内其他单位只使用字和函两种代字。

第四章  行文规则

第十四条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十五条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

（一）学校党委、行政根据职权范围，分别代表校党委、行政向上级机关、下级机关及不相隶属的有关主管部门和单位行文。涉及学校的重大事项，校党委、行政可以联合行文。校党委、行政一般不与其他校级机构联合行文。

（二）校党委办公室（行政办公室）根据学校党委和行政授权，可以分别向上级主管机关的办公厅（室）、不相隶属的有关主管部门和单位、学校党委和行政以及校内各单位（包括群团组织）行文。校党委办公室（行政办公室）可以联合行文。

（三）校纪委、校工会、校团委可按照规定向校内外相关对口单位行文。

（四）除校党委办公室（行政办公室）以及校纪委、校工会、校团委外的学校党委和行政其他部门对外行文，只限于业务对口单位的工作联系或业务联系，对外正式行文应通过校党委（行政）办公室履行对外行文手续并以学校名义发文。

（五）各二级学院不对外正式行文，仅可以便函形式向有关单位联系业务工作或开具相关证明。

（六）除校党委办公室（行政办公室）外的校党委和行政其他部门不得向各二级学院党委（党总支）、机关党委和学校各单位发布指示性公文或者在公文中向各二级学院党委（党总支）、机关党委和学校各单位提出指令性要求。经分管校领导同意，可在各自职权范围内向各二级学院党委（党总支）、机关党委和学校各单位行文通报情况、发布日常例行工作通知等一般性公文，由部门主要负责人签发。

（七）校内各二级单位可向校党委、行政呈送请示、报告类公文。校党委和行政各部门之间尽量少行文，有关业务问题当面商洽解决。校内各单位尽量通过填报审批单等形式向校党委、行政有关职能部门申请批准有关业务事项。

（八）党委、行政部门之间必要时可以联合行文。涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。

校党委办公室（行政办公室）作为校党委、行政的办事机构，一般不与其他平行部门联合行文。

第十六条  向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

第五章  公文拟制

第十七条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十八条  公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（七）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第十九条　涉及校内各单位职责范围内的事项且需以学校名义对内对外行文的，由相关单位拟稿，单位领导核签。涉及几个单位职责的事项，由主办单位拟稿，主办单位领导核签，其他单位领导会签。学校党委和行政直接对内对外发文，由党政办公室（或会同有关单位）拟稿、审核，呈送校领导签发。

校内单位文件成稿后，均须填写（打印）学校统一的发文办理单，附在文稿首页，并送校党政办公室审核。

第二十条  学校公文文稿在签发前，由校党政办进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现学校意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第二十二条 公文应当经学校负责人审批签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

以学校党委名义印发的对内对外重要公文，由分管校领导审阅，校党委书记签发；以学校行政名义印发的对内对外重要公文，由分管校领导审阅，院长签发。一般业务性公文可由相应分管校领导签发。

校党政办公室根据校党委、行政授权制发的公文，由校党政办公室主要负责人签发，也可按照前述有关规定呈校领导签发。

第六章  公文办理

第二十三条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十四条  收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点签收。对通过邮政机要通信、城市机要文件交换站等途径收到的机要文件，核对无误后须签字或者盖章，并注明签收时间，签收单一般保存2年，以备工作查询。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

上级部门或校外其他单位来文、校内各单位向学校的请示报告等，由校党政办公室机要科签收、登记。

有关领导和部门参加有关会议、通过信件等收到上级或其他校外单位发来的涉及全校性工作的文件，应及时交校党政办公室办理收文程序。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。对校外来文初审的重点是：是否是正规渠道的来文，是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求；对校内来文初审的重点是：是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误，严禁个人、单位横传及扩大阅读范围。

（六）催办。承办单位收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。批办的公文有规定期限的，必须按规定期限办理完毕；无规定期限的一般应在3天内办理完毕，如有困难不能依限办理完毕时，应先向校党政办公室报告，说明理由，提出预计完成日期；对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的校党政办公室并说明理由。办完的公文应及时退回校党政办公室机要科。

党政办公室机要科负责公文催办，应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十五条  发文办理主要程序是：

（一）复核。已经发文单位负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十六条  需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

第七章  公文管理

第二十七条  学校各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十八条  学校按规定建立机要保密（阅文）室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。学校各单位的公文由其办公室或者指派专人统一管理。

第二十九条　校内各单位传递秘密公文时必须采取相应保密措施，秘密公文往来必须按照秘密等级相对应的原则。

因工作需要翻印（复印）上级重要文件，须经校党政办公室批准，绝密级和注明不准翻印的文件，不得翻印。复制、汇编的公文视同原件管理。

第三十条  公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十一条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十二条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十三条  单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十四条  新设立的校内单位应当向校党政办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。

第八章  附则

第三十五条　本实施细则适用于校内各单位纸质公文。办公自动化系统电子公文参照执行。其他专用公文如备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、贺词、新闻稿、广告书等依据专门规定办理。

第三十六条　校内其他文件、规定，与本实施细则不一致的，以本实施细则为准。

第三十七条  本实施细则自颁布之日起施行，由校党政办公室负责解释。