为了正确处理各类公文，加强公文的规范化、制度化和科学化管理，现对我校公文版头及发文字号作如下规定：

一、各类公文版头及其适用范围

(一)《中共新余学院委员会文件》和《新余学院文件》版头分别用于学校党委、行政贯彻党的路线、方针、政策，转发上级机关重要文件，颁布学校重要规章制度，部署学校重大工作等。

(二)《中共新余学院委员会》和《新余学院》分别用于学校党委、行政日常重要事项，布置相关工作，转发上级机关的文件，批复下级机关的请示；用于学校党委、行政向上级机关报告、请示工作。还用于学校党委、行政以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

(三)《中共新余学院委员会办公室文件》、《新余学院办公室文件》、《中共新余学院委员会办公室》、《新余学院办公室》除用于制发本部门公文外，还用于根据学校党委和行政授权，转发上级机关的文件，传达学校党委和行政的决议或决定，布置相关工作，发布相关事项等。

《中共新余学院委员会办公室》、《新余学院办公室》还用于新余学院党政办公室向上级机关报告、请示工作，以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

(四)《中共新余学院纪委》、《中国教育工会新余学院委员会》、《共青团新余学院委员会》分别用于校纪委、校工会和校团委制发公文。

(五)《中共新余学院××学院委员会（总支部委员会）》、《新余学院××学院》分别用于各二级学院党、政制发公文,用于各二级学院以函的形式向有关部门商洽工作等。

(六)《中共新余学院委员会××部》、《新余学院××处（中心、图书馆、学报编辑部、附属学校）》用于各职能部门制发公文,用于各部门以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

(七)除校党政办公室以及校纪委、校工会、校团委外，学校任何部门的文件版头不得加“文件”字样，即只使用《新余学院××处（中心、图书馆、学报编辑部、附属学校）》版头,不得使用《新余学院××处（中心、图书馆、学报编辑部、附属学校）文件》版头。

(八)《中共新余学院委员会会议纪要》、《新余学院院长办公会议纪要》、《新余学院专题会议纪要》用于记载和传达相应会议的主要情况和议定事项。

二、机构简称

(一)在公文处理中，“各二级学院”指全校各教学单位，“各部门”指全校各处(部)、中心、图书馆、学报编辑部，“附属学校”指逸夫小学，“各二级学院党委（党总支）”指全校各二级学院党组织，“机关党委”指全校党政机关中的基层委员会。“各部门党组织”指全校各部门的基层党组织。

(二)各单位机构简称见附表。

三、发文字号

(一)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

例：     

机关代字  发文年号  发文序号

 ↓        ↓        ↓

            余学院办字  〔2017〕    1号

    (二)各发文代字适用范围

1.余学院党发、余学院发(下行)

分别适用于校党委、行政发布涉及全校改革、发展、稳定方面的重大决策、部署、规章制度等指导全局工作的重要公文，发布学校中长期规划。文种用意见、决定或通知等。

2.余学院党字(上行、下行、平行)

对外适用于校党委向上级请示、报告、建议事项的公文；对内适用于校党委贯彻党的路线、方针、政策，转发上级机关文件，部署相关工作，公布年度工作要点和总结、机构设置或调整、干部任免、奖惩等重大事项，通知重要事项，批复下级机关的请示等；其他需要以学校党委名义办理的事项。文种用请示、报告、意见、批复、通知或通报等。

还用于校党委以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。

3.余学院字(上行、下行、平行)

对外适用于校行政向上级请示、报告、建议事项的公文；对内适用于校行政贯彻党的路线、方针、政策，转发上级机关文件，部署相关工作，公布年度工作要点和总结、奖惩等重大事项，通知重要事项，批复下级机关的请示等；其他需要以校行政名义办理的事项。文种用请示、报告、意见、批复、通知或通报等。

还用于校行政以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。

4.余学院党函、余学院函（平行）

分别用于校党委、行政以函的形式向无隶属关系的有关部门联系工作及开具相关证明等。文种用函。（余学院党字、余学院字处行函的内容是事关学校正式的、重要的工作等事项，此处行便函的内容是日常交往等事项。）

5.校内其他单位只使用字和函两种代字。

校纪委、校工会、校团委按照规定可以对校内外的相关对口机构行文。除校党政办公室以及校纪委、校工会、校团委外，校内各二级学院、各部门，不得以公文形式对外行文，如确因工作需要，可以对业务对口单位行便函，用于联系业务工作及开具相关证明等，字号使用“余学院××函〔 〕×号”，不得使用“余学院××字〔 〕×号”字号。

各二级学院、各部门向学校党委、行政呈文（请示、报告），字号使用“余学院××字〔 〕×号”；校内各部门因工作需要，可按照职权范围，直接向校内各单位行文，字号使用“余学院××字〔 〕×号”或“余学院××函〔 〕×号”。

对现无发文需要的有关部门和二级党组织，暂不规定代字。

（三）各单位发文代字见附表。

                                     2017年4月19日

附表：

新余学院各机构简称及发文代字一览表